Paparan Hasil Magang Mahasiswa Universitas Indonesia Di Bappeda Provinsi DKI Jakarta

Pada 18 Desember 2020, telah dilaksanakan pemaparan hasil magang dari 2 (dua) mahasiswa Universitas Indonesia yaitu Gilang Permono dan Rahayu Lestari. Pemaparan online ini, dipimpin oleh Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian Bappeda, Bpk Rusman Effendi, dan dihadiri oleh para pegawai Bappeda Provinsi DKI Jakarta dan UPT Pusat Inovasi dan Pengembangan Perkotaan Provinsi DKI Jakarta. Pada kesempatan ini pula, Bapak Muh Azis Muslim M.Si dan Bapak Tyas Wida Handoko selaku dosen jurusan Administrasi Negara Universitas Indonesia, turut mendampingi.

Menanggapi kegiatan ini, Bapak Azis mengucapkan apresiasi dan terima kasih kepada Bappeda Provinsi DKI Jakarta karena menunjukkan perhatian khusus dan tanggung jawabnya kepada mahasiswa magang. Para mahasiswa tidak hanya singgah sesaat tetapi diajak untuk memajukan Bappeda Provinsi DKI Jakarta. Menurutnya, Universitas Indonesia juga melihat bahwa kerja sama dengan dunia praktisi penting untuk kemajuan dunia akademik dan pembaharuan kurikulum  modern, sehingga terjalin simbiosis mutualisme.

Pada kesempatan pertama, Rahayu Lestari memberikan pemaparan hasil magang dengan judul “Analisis Kesiapan Pegawai Negeri Sipil di Bappeda Provinsi DKI Jakarta dalam Melaksanakan Kebijakan Work From Home (Studi Kasus Pada Bagian Umum dan Kepegawaian)” Teori utama dalam pembahasan ini adalah Readliness for Organizational Change yang merupakan faktor psikologis dimana anggota organisasi merasa harus menerapkan perubahan dalam organisasi serta percaya akan kemampuan untuk melakukan perubahan. Berdasarkan laporan hasil magang tersebut disampaikan bahwa PNS di Subbagian Umum dan Kepegawaian Bappeda DKI Jakarta telah siap menghadapi perubahan dalam pelaksanaan metode kerja menjadi WFH. Menanggapi hasil paparan tersebut, Bapak Azis, mengatakan bahwa adanya pandemi global ini memaksa perubahan budaya kerja, yang berlangsung dengan sangat cepat bahkan cenderung tiba-tiba. Perubahan lingkungan tersebut perlu diikuti oleh kesiapan para aktor penggerak utama organisasi, yaitu Sumber Daya Manusia. Oleh karena itu, diharapkan paparan ini dapat membantu pimpinan mengidentifikasi kesiapan para pekerja untuk melakukan perubahan. Selanjutnya, tak lupa dukungan sarana dan prasarana perubahan perlu ditingkatkan, contohnya penggunaan sistem pembuatan dan pelacakan surat seperti telah dikembangkan oleh UI dengan sebutan ANDIENI (Aplikasi Naskah Dinas Elektronik UI). Melalui sistem ini, naskah dinas akan lebih mudah teradministrasikan secara digital, dan didukung dengan keamanan yang terjamin melalui kerja sama Balai Sertifikasi Elektronik dalam enkripsi tandatangan digital. Selain itu, Bapak Tyas menambahkan bahwa walaupun kegiatan kerja dilangsungkan di rumah masing-masing pekerja, perlu adanya komunikasi yang cukup agar kerjasama tetap terjalin contohnya pertemuan rutin mingguan via zoom meeting untuk saling berbagi semangat, bertukar keluh kesah, dan bercengkrama. Dengan adanya pertemuan, diharapkan keluhan akan langsung terdengar hingga pimpinan. Menurutnya di lingkup organisasi besar seperti Bappeda Provinsi DKI Jakarta, hal tersebut dapat diinisiasi melalui unit-unit yang lebih kecil.

Selanjutnya, Gilang Permono memberikan pemaparan dengan judul “Proses Penyusunan Analisis Jabatan (Studi Kasus Bappeda DKI Jakarta)” membahas mengenai proses dalam penyesuaian Analisa Jabatan yang ada didalam Bappeda. Menurut Bapak Azis, Analisa Jabatan memiliki urgensi menciptakan kondisi the right man in the right place dimana setiap ASN wajib memiliki jabatan tertentu, dan memahami tugas-tugas yang melekat pada jabatan tersebut. Analisa Jabatan wajib dibuat saat organisasi pertama kali dibentuk dan ketika ada perubahan kondisi, baik perubahan SOTK atau nomenklatur. Dalam menganalisis jabatan perlu ditekankan bahwa analisa dilakukan terhadap jabatan, bukan SDM pemegang jabatan tersebut. Hal ini guna memperjelas informasi jabatan yang dihasilkan seperti standar kualifikasi, dasar kriteria seleksi, dasar penentuan remunerasi dan tunjangan melekat, standar kinerja dan penilaian kinerja, standar kompetensi, dan dasar pola karir. Untuk itu, Gilang menyampaikan inovasi yaitu Laboratorium Virtual yang merupakan gagasan atau prototipe inovasi dalam melaksanakan Analisa Jabatan di FIA Universitas Indonesia. Laboraturium Virtual ini diisi dengan Informasi Jabatan yang paling mutakhir dan bila diperlukan dapat selalu dilakukan up-dating informasi baik secara berkala maupun sewaktu-waktu, dan dilakukan oleh siapa saja namun tetap melalui verifikasi dan validasi.

Pemaparan yang disampaikan oleh kedua mahasiswa ini mendapat apresiasi dan terima kasih atas saran dan inovasi yang disampaikan dari Bappeda Provinsi DKI Jakarta. Kedepannya, diharapkan mahasiswa yang akan atau sedang magang dapat pula memberikan inovasi atau saran dalam optimalisasi pelaksanaan tugas-tugas di Bappeda. Akhir kata, Gilang dan Rahayu juga mengucapkan terimakasih kepada Bappeda Provinsi DKI Jakarta atas bimbingannya selama masa magang dan diharapkan kolaborasi ini berlanjut dan berjalan lebih baik dimasa mendatang.